Đặt Tiệc Ngoài Trời Catering Online, Dịch vụ Catering

Hoạt động Meeting

1. Khái niệm Meeting

Meeting Có nghĩa là các cuộc hội họp, được tổ chức bởi các cá nhân hoặc bởi một tổ chức. Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.

2. Phân loại

Có rất nhiều cách phân loại các cuộc họp. Dựa vào đối tượng tham gia cuộc họp ta có thể chia làm 2 loại:

1. Các cuộc hội họp giữa các công ty với nhau ( Association Meeting): Cuộc hội họp này nhằm để trao đổi thông tin cho những thành viên của các công ty khác nhau nhưng có cùng một mục đích, một công việc hay giữa công ty với đối tác. Thời gian thường kéo dài từ 4 đến 5 ngày.

2. Các cuộc họp giữa các thành viên trong cùng một công ty ( Corporate Meeting). Trong hoạt động doanh nghiệp luôn có những cuộc họp định kì và cuộc các họp theo từng mục đích.

• Một số cuộc họp định kì của một doanh nghiệp trong một năm hoạt động: Cuộc họp Đầu Năm hoặc đầu quý. Một công ty luôn có những chiếc lược và chính sách kinh doanh, những mục tiêu kinh doanh dành cho năm hoặc quý. Những cuộc họp này thường là tập trung tất cả nhân viên của các phòng ban trong công ty họp cùng với Ban giám đốc để thông qua chiến lược và chính sách kinh doanh cũng như những chỉ tiêu được đưa ra cho năm hoặc quý.
• Cuộc họp tổng kết cuối năm hoặc cuối quý:Sau nỗ lực làm việc suốt một năm, các doanh nghiệp thường tổ chức những cuộc họp tổng kết để các nhân viên gặp gở nhau. Tổng kết đánh giá tình hình hoạt động trong năm. Khen thưởng những cá nhân, đơn vị xuất sắc. Cuộc họp cuối năm thường kèm theo tổ chức tiệc liên hoan.
• Trong các công ty cổ phần: thường tổ chức những cuộc họp cổ đông hàng tháng, quý, năm.

Họp đại hội cổ động tại một công ty cổ phần

Các cuộc họp được tổ chức theo mục đích, nội dung cụ thể. Bên cạnh đó các cuộc họp còn tạo điều kiện cho nhân viên trong cùng một công ty hay một tập đoàn có dịp gặp gỡ, trao đổi ý kiến , hay giải quyết những vấn đề tồn đọng của bản thân công ty. Đôi lúc họ đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Hội họp giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng, khách hàng tiềm năng, giúp tổ chức huấn luyện nhân viên biết đến sản phẩm mới hay tiếp cận những cách thức phục vụ mới, cũng như phương thức tiếp thị những sản phẩm mới tới tay người tiêu dùng . Qui mô của hình thức hội họp này thường nhỏ hơn hình thức hội họp giữa các công ty.

3. Đặc điểm cuộc hợp

• Có mục đích, ý nghĩa, mục tiêu rõ ràng.
• Công tác chuẩn bị phải chu đáo, kỹ càng. Thời gian chuẩn bị tương đối dài. Không gian phù hợp, các trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu.
• Thành phần tham dự được xác định trước. Số lượng thường cố định và có thư mời họp.
• Cần phải có thời gian chuẩn bị, lập kế hoạch.
• Về địa điểm tổ chức: Trước kia địa điểm họp thường được tổ chức ở trụ sở chính của công ty, hoặc ở nơi gần trụ sở chính của công ty. Tuy nhiên hiên nay, đã có xu hướng thay đổi. Các cuộc hội họp thường luân chuyển địa điểm ở những nơi khác nhau, và thường kết hợp với du lịch để làm tăng hiệu quả của các cuộc họp.

1. Mục đích rõ ràng: tập hợp một số người nhất định trong công ty, mất một khoảng thời gian làm việc nhất định của họ. Nếu không xác định được mục đích cụ thể, chính xác, bạn sẽ chỉ phung phí thời gian và sức lực mà không mang lại bất kỳ hiệu quả gì.

2. Mời những người thật cần thiết: Có đôi khi người tới họp chán nản và mất tập trung vì rõ ràng nội dung cuộc họp không liên quan tới trách nhiệm và quyền hạn của họ.
Việc này không chỉ ảnh hưởng tới không khí chung trong cuộc họp, mà có khi bạn còn làm các nhân viên này mất quãng thời gian quý báu để xử lý các việc đang chờ họ ở các phòng ban.

3. Đạt được cam kết của từng thành viên sau cuộc họp: những vấn đề mang ra thảo luận và đi đến cách giải quyết cần được ghi nhận lại và phân chia trách nhiệm cho từng người để chốt lại và kiểm tra.

4. Kiểm soát vấn đề kỷ luật trong cuộc họp: chú ý bám theo chương trình họp đề ra từ trước để tránh lan man, lạc đề – thường xảy ra khi có nhiều người tranh luận và phát biểu từ các góc độ và cách nhìn khác nhau.

5. Bố trí thời gian để vừa gọn vừa đầy đủ cho các vấn đề đặt ra: một cuộc họp “chuẩn” bao giờ cũng súc tích, hiệu quả và không kéo dài.

6. Biết rõ tính cách từng thành viên tham gia để “khai thác” họ một cách triệt để. Đối với những người trầm tính, khiêm tốn, bạn cần khích lệ để họ cởi mở. Ngược lại, cũng có những nhân viên nóng nảy, nhiều lời, bạn phải biết khống chế họ đúng lúc

 

Tags: hoạt động meeting, tổ chức cuộc họp, tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc, tổ chức tiệc trà